Fortalecimento organizacional da BIREME em teletrabalho emergencial pela COVID-19

O Centro Latino-Americano e do Caribe de Informação em Ciências da Saúde (BIREME) entrou em teletrabalho emergencial pela pandemia de COVID-19 declarada pela Organização Mundial de Saúde (OMS) em 11 de março de 2020, portanto, ativando de imediato o seu Plano de Continuidade dos Negócios (BCP por sua sigla em inglês para Business Continuity Plan). Esta decisão também está alinhada às recomendações das autoridades de saúde para cooperar na contensão da transmissão do novo coronavírus no Brasil, que registra mais de 300.000  casos confirmados e mais de 22.000 mortes, sendo que o estado de São Paulo, onde a BIREME está localizada, possui 21 % dos casos confirmados em todo o país[1].

Mesmo neste desafiante contexto e com todos os seus colaboradores em teletrabalho, a BIREME segue implementando ações para o efetivo desempenho da sua estrutura organizacional de governança, gestão e operação visando a implementação do seu Plano de Trabalho Bianual 2020-2021 (PTB 20-21), no marco da sua cooperação técnica para o acesso e gestão da informação e conhecimento em saúde. Especial ênfase é dedicada à disponibilização de projetos, produtos e serviços para apoiar os profissionais de saúde, tomadores de decisão, gestores, pesquisadores e docentes e estudantes de graduação e pós-graduação em ciências da saúde no Brasil e em todos os países da Região na resposta à pandemia de COVID-19.

Merecem destaque os seguintes desenvolvimentos: (1) Vitrine do Conhecimento sobre a COVID-19; (2) Base de dados da OMS (COVID-19), desenvolvida com o apoio da BIREME, reutilizando a interface de pesquisa do GIM (Global Index Medicus); (3) Mapas de Evidências sobre o uso de Medicina Tradicional, Complementar e Integrativa (MTCI) no tratamento da COVID-19; e (4) Recursos da Biblioteca Virtual em Saúde (BVS) sobre o novo coronavírus a COVID-19, e (5) Apoio à base de dados de evidências da OPAS/OMS. A BIREME também apoia a OPAS/OMS e a OPAS Brasil no desenvolvimento de fornecedores e desembaraço de Equipamentos de Proteção Individual no Aeroporto Internacional de São Paulo.

A BIREME segue participando também de mais de 25 reuniões institucionais ao mês coordenadas pela OPAS/OMS e que alinham a gestão e retroalimentam os processos e desenvolvimentos do Centro, e também motiva a participação de todos os seus colaboradores em especial nos eventos relacionados à saúde mental e bem-estar, gestão do estresse e de resiliência da família, cujo conteúdo é disponibilizados pela OPAS/OMS.

Mais especificamente, promove atividades integrativas e sociais para o intercâmbio de conhecimento, experiências e informação constantes e alinhamento aos objetivos e resultados organizacionais visando responder às mudanças e desafios do contexto atual, tornar efetiva a sua gestão e atender o seu programa de cooperação técnica:

• Reuniões e encontros para alinhamento de processos
  1. Diretor e Gerentes: reuniões semanais para o encaminhamento de prioridades, discussão e realinhamento de processos estratégicos
  2. Gerais das equipes: reuniões periódicas para o encaminhamento de prioridades, discussão e realinhamento de processos táticos e operacionais
  3. Grupos WhatsApp (BIREME Geral; Gerentes; Gerências e Boletim PSI): para o intercâmbio quase que diário sobre temas individuais, coletivos e gerais respectivos aos atores envolvidos e a informação de contexto atual
• Boletim BIREME: veículo institucional de comunicação publicado mensalmente em três idiomas (português, espanhol e inglês) e distribuído para seus assinantes por e-mail. Cada edição conta com 6 (seis) textos elaborados pelos colaboradores em conjunto com a equipe de Comunicação da BIREME.
• Site institucional: página Web da BIREME disponível em três idiomas (português, espanhol e inglês) que integra a coleção de sites da Sede da OPAS e de Representações e Centros na Região. Provê informação institucional sobre a BIREME, sua missão, objetivos, governança e história. Publica semanalmente notícias sobre o desenvolvimento do Plano de Trabalho, seus projetos, produtos e serviços.
• Boletim PSI: o PSI (Para a Sua Informação) é um veículo institucional de comunicação interna, de atualização diária, operado pela unidade de Comunicação com a colaboração dos colaboradores. O conteúdo também tem origem na informação disponibilizada nas Agendas Outlook.
• Redes sociais institucionais: Atualizadas diariamente, as páginas de Facebook e Twitter institucionais são um veículo para a disseminação das atividades de cooperação técnica, produtos, serviços, e compartilhamento das ações da OPAS, OMS e instituições associadas.
• Agenda de Compromissos institucionais: agenda online disponível no Microsoft Outlook para todos os colaboradores da BIREME.
• Team Buiding: um facilitador da área de psicologia e desenvolvimento de pessoal facilita sessões ao menos duas vezes ao ano para a discussão e reflexão sobre conceitos respectivos e o desenvolvimento de atividades sobre o trabalho em equipe e o fortalecimento das equipes de alto desempenho. Foi possível adaptar esta atividade ao formato online, que contou com a participação ativa de todo o pessoal, reforçando aspectos de saúde mental e adaptação ao teletrabalho.
• Café com ideias: atividade mensal para o compartilhamento das principais atividades institucionais alcançadas envolvendo todas as instâncias e colaboradores da BIREME. Ao final são celebrados os aniversários do mês.

Notificação ao aniversariante: no dia do seu aniversário, o aniversariante recebe por e-mail uma notificação com os cumprimentos da BIREME e todos os colaboradores também recebem uma notificação para que tenham conhecimento e possam cumprimentar o colaborador aniversariante.

• Datas Comemorativas: são elaboradas ações conjuntas entre as áreas de Comunicação e Recursos Humanos respectivas às datas nacionais comemorativas e institucionais do calendário da OPAS/OMS (por ex. aniversários da BIREME, do Programa de Cooperação Técnica com a BVS; Dia Internacional da Mulher, Dia das Mães, Dia do Bibliotecário etc.).
• Atividade física: um professor voluntário vinculado facilita aulas de alongamento uma vez por semana, por quinze minutos, para o estímulo à atividade física regular.
• Espaço EIH: Sendo a BIREME parte do Departamento de Evidência e Inteligência para Ação em Saúde, participa desta atividade com frequência quinzenal, para apresentar diferentes projetos desenvolvidos pelas unidades funcionais e pelo Centro, que juntos compõem o Departamento.

Estas linhas de ação mobilizam o compromisso dos colaboradores com a missão e com os objetivos da OPAS/OMS e da BIREME por meio do trabalho em equipe, considerando as características das equipes de alto desempenho e o esforço institucional nos níveis estratégico, tático e operacional para o cumprimento da missão do Centro e da execução do seu PTB 20-21 ainda que a prioridade global seja a resposta à pandemia de COVID-19 para a qual a BIREME está também muito determinada em efetivamente cooperar.

[1] Dados do Painel Coronavírus Brasil. https://covid.saude.gov.br/ Acesso em 01/06/2020.