El Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud (BIREME) comenzó a operar por teletrabajo de emergencia debido a la pandemia de COVID-19 declarada por la Organización Mundial de la Salud (OMS) el 11 de marzo de 2020, y por lo tanto activó de inmediato el Plan de Continuidad de los Negocios (BCP por su sigla en inglés Business Continuity Plan). Esta decisión también está en línea con las recomendaciones de las autoridades de salud de cooperar para frenar la transmisión del nuevo coronavirus en Brasil, que registra más de 500,000 casos confirmados y más de 29,000 muertes, con el 21% de casos confirmados en todo el país en el estado de São Paulo, donde se encuentra BIREME,[1].
Aún en este contexto desafiante y con todos sus empleados en teletrabajo, BIREME continúa implementando acciones para el desempeño efectivo de su estructura organizativa de gobierno, gestión y operación con el objetivo de implementar su Plan de Trabajo Bianual 2020-2021 (PTB 20-21), en el marco de su cooperación técnica para el acceso y la gestión de la información y el conocimiento en salud. Se pone especial énfasis en tornar disponible proyectos, productos y servicios para apoyar a profesionales de la salud, tomadores de decisiones, gerentes, investigadores y docentes y estudiantes de pregrado y posgrado en ciencias de la salud en Brasil y en todos los países de la Región en respuesta a la pandemia de COVID-19.
Deben destacarse los siguientes desarrollos: (1) Vitrina del Conocimiento sobre la COVID-19; (2) la Base de datos de la OMS (COVID-19), desarrollada con el apoyo de BIREME, reutilizando la interfaz de investigación GIM (Global Index Medicus); (3) Mapas de evidencia sobre el uso de la Medicina Tradicional, Complementaria e Integrativa (MTCI) en el tratamiento de la COVID-19; y (4) Recursos de la Biblioteca Virtual en Salud (BVS) sobre el nuevo coronavirus y la COVID-19, y (5) Apoyo a la base de datos de evidencia de la OPS/OMS. BIREME también apoya a la OPS/OMS y la OPS Brasil en el desarrollo de proveedores y el despacho de aduana de equipos de protección personal en el aeropuerto internacional de São Paulo.
El personal del Centro se mantiene activo en la participación en más de 25 reuniones institucionales por mes coordinadas por la OPS/OMS, que alinean la gestión y retroalimentan los procesos y desarrollos del Centro, y también motiva la participación de todos sus empleados, especialmente en eventos relacionados con la salud mental y bienestar, manejo del estrés y resiliencia familiar, cuyo contenido es puesto a disposición por la OPS/OMS.
Más específicamente, promueve actividades integradoras y sociales para el intercambio de conocimiento, experiencias e información constante y la alineación con los objetivos y resultados organizacionales para responder a los cambios y desafíos del contexto actual, para hacer que su gestión sea efectiva y asistir a su programa de cooperación técnica:
- Reuniones y encuentros para alinear procesos
- Director y Gerentes: reuniones semanales para priorizar, discutir y realinear procesos estratégicos
- Reuniones generales con el equipo: reuniones periódicas para conducir prioridades, discutir y realinear procesos tácticos y operativos
- Grupos de WhatsApp (BIREME General; Gerentes; Gerentes y Boletín PSI): para un intercambio casi diario sobre temas individuales, colectivos y generales relacionados con los actores involucrados y la información del contexto actual
- Boletín BIREME: vehículo de comunicación institucional publicado mensualmente en tres idiomas (portugués, español e inglés) y distribuido a sus suscriptores por correo electrónico. Cada edición tiene 6 (seis) textos preparados por los colaboradores junto con el equipo de Comunicación de BIREME.
- Sitio web institucional: La página web de BIREME, disponible en tres idiomas (portugués, español e inglés), que forma parte de la colección de sitios de la Sede de la OPS y sus Representaciones y Centros en la Región. Suministra información institucional sobre BIREME, su misión, objetivos, gobernanza e historia. Publica noticias semanales sobre el desarrollo del Plan de Trabajo, sus proyectos, productos y servicios.
- Boletín PSI: el PSI (para su información) es un vehículo institucional para la comunicación interna, actualizado diariamente, operado por la unidad de Comunicación con la colaboración de los empleados. El contenido también proviene de la información disponible en las agendas de Outlook.
- Redes sociales institucionales: Actualizadas diariamente, las páginas institucionales en Facebook y Twitter son un vehículo para la difusión de actividades de cooperación técnica, productos y servicios, y para compartir las acciones de la OPS, la OMS y sus instituciones asociadas.
- Agenda de Compromisos institucionales: agenda en línea disponible en Microsoft Outlook para todos los empleados de BIREME.
Team Building: un facilitador del área de psicología y desarrollo del personal conduce sesiones por lo menos dos veces al año para la discusión y reflexión sobre conceptos respectivos y el desarrollo de actividades sobre trabajo en equipo y el fortalecimiento de equipos de alto rendimiento. Ha sido posible adaptar esta actividad al formato en línea, que contó con la participación activa de todo el personal, reforzando aspectos de la salud mental y adaptación al teletrabajo.
- Café con ideas: actividad mensual para compartir las principales actividades institucionales logradas que involucran a todas las instancias y empleados de BIREME. Al final, se celebran los cumpleaños del mes.
- Notificación al cumpleañero: en su cumpleaños, el colaborador recibe una notificación por correo electrónico con las felicitaciones de BIREME, y todos los empleados también reciben una notificación para que tengan conocimiento y puedan felicitar a los colegas.
- Fechas conmemorativas: se desarrollan acciones conjuntas entre las áreas de Comunicación y Recursos Humanos correspondientes a las fechas nacionales e internacionales conmemorativas e institucionales en el calendario de la OPS/OMS (por ejemplo, aniversario de BIREME o del Programa de Cooperación Técnica con la BVS; Día Internacional de la Mujer, Día de la Madre, Día del Bibliotecario, etc.).
- Actividad física: un profesor voluntario vinculado facilita clases de estiramiento una vez por semana, durante quince minutos, para fomentar la actividad física regular.
- Espacio EIH: Dado que BIREME es parte del Departamento de Evidencia e Inteligencia para la Acción en Salud, participa en esta actividad cada quince días, donde son presentados diferentes proyectos desarrollados por las unidades funcionales y el Centro, que en conjunto forman el Departamento.
Estas líneas de acción movilizan el compromiso de los empleados con la misión y los objetivos de la OPS/OMS y BIREME a través del trabajo en equipo, teniendo en cuenta las características de los equipos de alto rendimiento y el esfuerzo institucional a nivel estratégico, táctico y operativo para el cumplimiento de la misión del Centro, la ejecución de su PTB 20-21 y la atención a la prioridad global de respuesta a la pandemia de COVID-19, para la cual BIREME también está muy decidida a cooperar de manera efectiva.
[1] Datos del Panel Coronavírus Brasil. https://covid.saude.gov.br/ Acceso en 01/06/2020.